Mise en place de Notion comme outil de gestion pour un coworking associatif

En préambule, il faut que je mentionne que cette opération a eu lieu dans un cadre de bénévolat. En effet, je suis trésorier de l’association La Plage Digitale, association pour laquelle j’ai réalisé cela.

Comme dans beaucoup de structures associatives, l’organisation repose avant tout sur l’implication des personnes - donc une certaine débrouillardise, et les outils utilisés s’empilent au fil du temps.

Ce n’est pas un objectif de structurer et de “procédurer” le fonctionnement : en effet, très souvent, le budget financier et temps, est limité, donc nous allons au plus pressé. Outre cela, nous sommes souvent dans une association pour être dans l’action et non dans la paperasse (bien qu’on peut être dans l’action et dans les papiers, chacun sa passion 😁).

Ainsi, on retrouve :

• des processus sont peu formalisés,
• de l’information est dispersée,
• et la connaissance du “comment ça marche” repose trop sur quelques personnes

Mon rôle de trésorier - et cette curiosité insatiable, m’a amené à vouloir mieux comprendre l’existant, puis à chercher comment clarifier, fiabiliser et simplifier les opérations du quotidien.

Combinons le rôle de trésorier à une passion qu’il faut que je reconnaisse et assume à présent : j’aime analyser pour pouvoir nettoyer et faire mieux 😉. Ce qui passe par automatiser, documenter, simplifier, pour atteindre au moins un but : permettre aux personnes d’être au moins un petit peu plus efficient dans leurs opérations, qu’auparavant.

Le contexte : un coworking associatif, avec ses contraintes

La Plage Digitale, c’est

• un tiers-lieu
• des bureaux (mises à disposition longue durée),
• des salles de réunion,
• de la domiciliation,
• un espace flex, accessible à la journée

Tout cela implique :

• des entreprises contractantes,
• des adhérents,
• entretien d’un lieu de quasiment 1 000 m2
• des fournisseurs
• des usages ponctuels et récurrents,
• de la facturation,
• une équipe majoritairement bénévole, qui évolue dans le temps
• etc…

Et, surtout, des dizaines de bénévoles (dont un bureau et un CA) !

À ce contexte, classique pour une association, s’est ajoutée une contrainte importante :
notre directrice opérationnelle a été en absence longue durée, et il a fallu reprendre une partie significative de ses missions.

Cette situation a rapidement mis en évidence plusieurs points :

• beaucoup d’informations étaient implicites,
• certains processus reposaient fortement sur une seule personne,
• et la continuité de fonctionnement dépendait davantage de la mémoire collective que d’outils réellement structurants.

Pour la partie comptable et facturation, nous utilisons Pennylane, qui répond très bien à ces besoins.
En revanche, Pennylane n’a pas vocation à être un outil de pilotage opérationnel.

Pour le reste, ce qui était utilisé pour la documentation générale et quelques tâches récurrentes :

• Google Drive
• Trello

Le problème à résoudre (avant de parler outils)

Avant même de penser à une solution, j’ai essayé de poser les bonnes questions :

• Qui utilise quoi, et à quel titre ?
• Où sont centralisées les informations importantes ?
• Comment transmettre ces informations dans le temps ?
• Comment s’assurer que l’absence d’une personne ne pénalise pas le bon fonctionnement de l’association ?

Que l’on peut résumer en :

Comment faire en sorte que le fonctionnement de l’association ne dépende pas d’une seule personne ?

L’absence prolongée de la directrice opérationnelle a permis d’accélérer ce constat :
ce qui n’est ni formalisé, ni “outillé” devient très vite difficile à transmettre.

C’est à ce moment-là que l’idée d’un mini-ERP a émergé.

Pourquoi Notion ?

Le choix de Notion s’est fait pour des raisons très pragmatiques :

• l’outil était déjà connu et utilisé par moi-même,
• mais aussi par une partie des membres du CA (composé d’environ 10 personnes),
• la prise en main est rapide,
• il permet de modéliser des objets métiers sans lourdeur excessive,
• il encourage une certaine rigueur sans être trop contraignant,
• et le coût financier est très raisonnable (environ 10€ par mois par utilisateur) !

L’objectif n’était pas de construire un système figé, mais un espace capable d’évoluer progressivement avec les usages.

Une construction progressive, au fil des besoins

L’espace Notion ne s’est pas construit en une seule fois.
Il a évolué par petites touches, au fur et à mesure que de nouveaux besoins apparaissaient.

Les premières briques ont été :

• une base de données listant les entreprises contractantes un service,
• une base distincte pour les adhérents de l’association.

Cette séparation s’est révélée essentielle pour éviter les confusions entre relation contractuelle et adhésion associative.

Progressivement, d’autres espaces sont venus compléter l’ensemble :

• un espace public permettant aux personnes de s’enregistrer pour l’espace flex,
• un espace réservé aux adhérents, regroupant :
  • les comptes rendus d’assemblées générales,
  • la composition du bureau et du conseil d’administration,
  • les comptes rendus des réunions mensuelles des coworkers.

Structurer l’opérationnel au-delà des personnes

À mesure que l’espace se structurait, d’autres besoins plus opérationnels sont apparus :

• un espace dédié au suivi des prestations (salles, domiciliation, services complémentaires),
• un espace pour enregistrer les pièces et gérer l’inventaire, ainsi que leur localisation.

Dans cet écran, chaque page listée est une base de données Notion. Chaque ligne dans chaque base de données correspond à une prestation en cours ou passé.

Nous pouvons voir deux lignes d’exemples ci-dessous. J’utilise beaucoup la propriété de type “Relation” proposé par Notion, ce qui permet de lier des bases de données entre elles ! Ainsi, ici, on va retrouver un lien vers notre base de données de clients de type personnes morales et le nom de la salle qui est concernée par la réservation.

Cela nous permettra, très facilement, de générer de statistiques pour notre rapport moral annuel.

Articulation avec Pennylane

Pennylane reste :

• la source de vérité comptable,
• l’outil de facturation,
• le lien avec l’expert-comptable.

Notion, de son côté, centralise l’information métier :

• contrats et mises à disposition,
• informations nécessaires au suivi,
• contexte utile à la facturation.

Il n’y a pas d’automatisation complète entre les deux outil, ce qui est un choix assumé.

Le gain est ailleurs : moins de flou, moins de dépendance aux individus, moins de charge mentale.

Rendre l’information accessible et partageable

Un autre point important a été de rendre l’information facilement accessible :

• une FAQ à destination des usagers (fonctionnement, règles, usages),
• une FAQ interne, orientée process et organisation.

Cela a permis de réduire les sollicitations directes et d’aligner les pratiques.

Comment avons-nous géré les utilisateurs ?

Nous avons plusieurs types d’usagers de Notion :

• les bénévoles
• les clients
• les membres du bureau et les membres du CA
• les salarié-e-s

S’il fallait que chaque personne possède un compte de type membre, cela nous aurait coûté 10€ par mois et par utilisateur : sachant que tout client de nos services possède un accès, ce serait devenu très vite très onéreux !

Dans ce cadre, nous avons utilisé la notion de guests/invités. Ainsi, nous avons deux comptes membres :

• un compte administrateur
• un compte pour notre directeur Mathieu

La différences des types de comptes se voit dans les paramètres de l’espace, puis l’onglet Personnes, comme illustré ci-dessous :

Dans notre abonnement, nous pouvons définir jusqu’à 100 invités maximum. Un compte est marqué comme guest/invité dès qu’il est invité sur une page, comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessous :

Ce que ça a changé concrètement

Avec le recul, plusieurs effets sont apparus :

• moins de questions récurrentes,
• une meilleure compréhension du fonctionnement global,
• des décisions plus factuelles,
• une base saine pour faire évoluer les outils plus tard, si nécessaire.

Et surtout, le point essentiel qui me tenait à coeur : le système peut être repris et amélioré par d’autres, en réduisant au maximum la dépendances à une seule personne.

Synthèse des outils utilisés pour gérer notre association

Si des associations “tombent” sur ce poste, j’en profite pour lister d’autres outils que nous utilisons, en plus de l’utilisation de Notion et Pennylane :

• Google Workspace / G Suite -> permet de gérer nom de domaine, emails internes, liste de diffusions, calendrier, drive, etc..
  • Google Drive -> concerne le stockage des documents “froids” (contrats signés, bilans, rapport financier, prévisionnels financiers, etc…)
• Canva -> Création de documents graphiques
• Slack -> Pour échanger au quotidien avec nos usagers (bénévoles et coworkers)
• Proton Pass -> Notre coffre-fort pour stocker nos mots de passes partagés !
• Brevo -> Pour envoyer nos newsletters
• Goodflag (ex Lex Persona) -> Signature électronique
• AirTable -> Pour gérer une partie de nos automatisations pour l’accès à l’espace flex

Ce que je ferais différemment aujourd’hui

Comme souvent, tout n’a pas été parfait :

J’impliquerais plus tôt les autres membres du bureau voir du CA

En effet, l’adoption par les autres potentiels usagers a été lent, voir dans beaucoup de cas, inexistant. C’est très majoritairement lié à un manque d’accompagnement sur les pages et base de données qui avaient été mis en place.

Je documenterais davantage certains choix

J’indiquerai plus explicitement les limites de Notion, même si, le rapport temps investi / valeur apportée reste très satisfaisant.

Sensibiliser les utilisateurs sur l’organisation

Notion est un outil formidable mais il faut quand même une certaine rigueur pour ne pas se perdre dans les outils proposés. En effet, il est très facile de “déraper” et de créer des centaines de pages sans destinations précises.

Au fonds, Notion n’aidera pas si nous avons un sens de l’organisation défaillant 😁 !

Conclusion

Ce projet n’a rien d’exceptionnel techniquement. Il illustre surtout qu’il faut adapter les outils numériques au contexte d’un groupe d’individu, que ce groupe soit une entité légale ou non.

Ce qui est important, c’est de veiller à :

• partir de l’existant,
• comprendre les contraintes réelles,
• sécuriser la continuité,
• puis améliorer progressivement.

Le code n’est qu’un outil parmi d’autres et très souvent, la valeur se trouve dans la compréhension du contexte, des usages et des compromis à faire.

Ce type de problématique est très plaisant à traiter :
aligner les besoins métier, les processus et les outils, sans sur-ingénierie.

Comme pour le reste de ce blog, ce retour d’expérience est volontairement subjectif. Il ne s’agit donc pas de proposer “la bonne solution”, mais une solution, dans un contexte donné, avec ses choix et ses limites. S’il peut aider quelqu’un ou une autre association à :

• se structurer,
• éviter certaines erreurs,
• ou simplement prendre du recul sur ses propres outils,

Dans ce cas, il aura déjà rempli une partie de son rôle 🙌 !